As despesas operacionais fazem parte do dia a dia de qualquer empresa que tenha gestão financeira. Descubra a importância de analisá-las e dicas para reduzir custos.
Em primeiro lugar, despesas operacionais estão relacionadas a um fator fundamental dentro de uma empresa: manter sua saúde financeira e não terminar o mês no vermelho.
Dessa forma, se trata de um indicador necessário a se saber sobre e, inclusive, de ser analisado!
Então, continue acompanhando este artigo e receba orientações sobre essas despesas e porque você deve se manter de olho nelas.
O que são despesas operacionais?
Podemos definir as despesas operacionais como investimentos necessários para que a organização se mantenha em funcionamento.
Isso significa que podemos incluir a essa categoria gastos como folha de pagamento, aluguel, materiais de escritório, marketing, seguro e impostos.
Ou seja, essas despesas não se relacionam à produção e fornecimento da empresa, por exemplo, mas sim à sua operação, tudo o que ela precisa para se manter em funcionamento.
Tipos de despesas operacionais
Cada empresa tem sua particularidade e suas características também podem se diferenciar entre as despesas operacionais.
Porém, de modo geral, podemos dividi-las em:
- Despesas fixas: aquelas que estão presentes todos os meses, com a mesma média de valor.
- Despesas variáveis: aquelas que são previstas para momentos específicos, com valores que podem ser diferentes em cada período.
Além disso, podemos distinguir as despesas através de uma subdivisão. Confira a seguir.
- Despesas administrativas
Também chamadas de despesas gerais, as despesas administrativas dizem respeito, de forma ampla, à operação do negócio.
Por exemplo, podemos incluir impostos, salários, benefícios (como vale-refeição e vale-transporte), água e energia, etc.
Além disso, podem existir demandas como consultorias, ou serviços terceirizados, como os jurídicos e contábeis.
- Despesas comerciais
Estas estão relacionadas ao processo de vendas realizado por colaboradores, bem como os materiais necessários para desenvolver essas atividades.
Assim, as despesas comerciais têm como foco os gastos com profissionais responsáveis pela venda de produtos e serviços.
Desse modo, podemos incluir comissões dos vendedores, investimentos em marketing, viagens para visitar clientes e materiais de venda.
- Outras despesas operacionais
A depender do perfil de sua empresa, algumas despesas podem surgir e não se encaixar ao âmbito administrativo ou comercial.
Neste caso, relatórios financeiros definem, então, como “outras despesas” ou “demais despesas”.
Como calcular despesas operacionais
Para calcular todas as despesas operacionais da sua empresa, a primeira medida começa com um passo bem simples: somá-las.
Dito isso, tome nota das despesas mais comuns da sua organização, como no exemplo a seguir:
- despesas de escritório;
- consultorias;
- marketing e propaganda;
- seguros;
- salários e vencimentos;
- despesas de contabilidade;
- atendimento ao cliente;
- despesas com viagens e veículos;
- suprimentos;
- manutenções e reparos.
A partir disso, conhecer suas despesas é necessário até mesmo para levar essa organização para a gestão de outros setores, por exemplo.
Por fim, para além de calcular e conhecer, saiba que você deve também analisar estes dados! Continue acompanhando e entenda.
Por que analisar despesas operacionais?
A importância de analisar essas despesas têm relação direta com o gerenciamento do seu fluxo de caixa.
Ou seja, para que você tenha certeza: elas estão dentro do orçamento da minha empresa? Vão afetar minha movimentação financeira em determinado período?
E uma das dicas é fazer análises e comparações, por exemplo ano a ano, para entender de forma mais ampla como tudo acontece.
3 dicas para otimizar as despesas operacionais
Agora que você já sabe o que são despesas operacionais, como calculá-las e a importância de analisá-las, aqui vão algumas dicas.
Isso porque, além de saber como evitar erros, é preciso estar a par de alguns passos essenciais para facilitar o processo:
- Identifique as despesas operacionais
Você será capaz de controlar gastos quando conseguir identificar cada um deles! Como no exemplo do cálculo, tome nota de cada uma das despesas.
E aqui vai um caminho para chegar aos valores com exatidão: analise extratos bancários, notas fiscais, relatórios contábeis e outros documentos.
- Separe despesas fixas e variáveis
Se lembra quando diferenciamos estes dois tipos de gastos? Pois bem, eles devem estar devidamente separados, trazendo um panorama do que está consumindo mais dinheiro.
Mas, apenas recapitulando, a regra é simples: despesas fixas ocorrem todos os meses e podem ser previstas; já as variáveis dependem das vendas, pois envolvem comissões, combustível, estoque, etc.
- Utilize ferramentas que melhorem sua produtividade
Por último, mas não menos importante, além de conhecimento e pessoal capacitado, sua empresa pode e deve contar com boas ferramentas!
Para isso, você pode contar com o Landix SFV, que é capaz de reduzir custos com tarefas manuais, além de tornar o processo de vendas mais prático, ágil e simples!
Então, comece agora uma otimização eficiente, aproveitando nossas dicas sobre despesas operacionais e contando com uma solução que trará ótimos resultados. Entre em contato e agende uma apresentação.
